การบริหารจัดการเรื่องตัวตนของผู้ใช้ (Identity) และสิทธิ์ในการเข้าถึง (Access) ข้อมูลสำคัญๆขององค์กรธุรกิจ ไม่ว่าการเข้าสู่ระบบจะมาจากบุคลากรภายในองค์กรเองไปจนถึงบุคคลภายนอกซึ่งอาจจะเป็นคู่ค้าธุรกิจต่างๆ ได้กลายมาเป็นปัญหาใหญ่ที่สุดในปัจจุบันไปแล้วสำหรับองค์กรที่อิงกับไอทีเพื่อดำเนินธุรกิจ

ถ้าจะกล่าวถึงระบบการจัดการ คอนเทนต์ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ หรือที่เรารู้จักกันในชื่อ ECM (Enterprise Content Management) ซึ่ง ECM นั้น จะประกอบไปด้วยส่วนหลักใหญ่ 5 ส่วนด้วยกันคือ
 

• การจัดการข้อมูลเอกสารต่างๆในองค์กร (Enterprise Documents Management)
  การจัดการไฟล์ข้อมูลประเภท เวิร์ดโพรเซสซิ่ง, สเปรดชีต, พรีเซนเตชั่น หรือเอกสารอื่นๆที่สร้างจากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ต่างๆ และ การนำข้อมูลต่างๆมาใช้งานได้อย่างรวดเร็ว
   
• การนำเสนอข้อมูลออกสู่โลกภายนอกผ่านทางเว็บไซท์ของบริษัท (Web Content Management)
  การนำเสนอข้อมูลบริษัทผ่านทางเว็บไซท์ หรือ อินเตอร์เน็ท เป็นของคู่กันดังนั้นการจัดการและบริหารข้อมูลในส่วนนี้ให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลาจึงสำคัญเป็นอย่างยิ่ง
   
• การจัดการข้อมูลที่เกี่ยวกับไฟล์ดิจิตอล (Digital Asset Management)
  การบริหารจัดการไฟล์ Digital Media ไม่ว่าจะเป็น ไฟล์วีดีโอ ไฟล์ภาพ และไฟล์เสียง ที่มีอยู่ในองค์กรให้สามารถดึงข้อมูลต่างๆขึ้นมานำเสนอได้อย่างง่ายดายและตรงต่อความต้องการได้ไม่ว่าจะทำเป็น Streaming Media ผ่าน Streaming Server หรือการทำ Story Board เพื่อนำไปใช้ในการโฆษณา และสร้างแบรนด์ให้เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวาง
   
• การควบคุมเอกสารเฉพาะ (Compliance and Control)
  การจัดการเอกสารประเภทนี้เกิดขึ้นในบางองค์กรที่ต้องการสร้างเอกสารที่สามารถจัดการควบคุมได้ตามข้อกำหนดและนโยบายต่างๆภายในองค์กรให้มีความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ การตรวจสอบผู้ใช้งานในเอกสารนั้นๆ และการเก็บรักษาเอกสารต่างๆไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด โดยที่ไม่ว่าผู้ใดก็ไม่สามารถลบข้อมูลเหล่านั้นได้
   
• การทำงานร่วมกันเป็นทีม (Collaboration)
  การทำงานร่วมกันเป็นทีมผ่านระบบเครือข่าย กำลังเป็นที่นิยมอย่างมากในขณะนี้ และ การประสานงานระหว่างกันในทีมงานผ่านระบบจัดการจะช่วยให้บุคลากรในองค์กรสามารถสร้างกระบวนการในการทำงานและแบ่งการทำงานต่างๆได้อย่างรวดเร็วและสามารถดำเนินงานให้ประสบผลสำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนดได้เป็นอย่างดี
   

Enterprise Content Management ช่วยให้ความสามารถในการดำเนินงานภายในองค์กรมีความสามารถที่สูงขึ้นมาก ด้วยการจัดระเบียบของข้อมูล Content ต่างๆที่กระจัดกระจายอยู่รวมเข้าด้วยกันและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานร่วมกันเป็นทีม ทั้งภายในและภายนอกองค์กร และสามารถที่จะปกป้องข้อมูลอันมีค่าของคุณ ทั้งการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปตามข้อกำหนด และ กฎเกณฑ์ต่างๆรวมถึงการจัดเก็บข้อมูลลงบนอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลได้อย่างเหมาะสม

จากประสบการณ์ที่ผ่านมากว่า 16 ปีของ EMC Documentum Content Management ได้พัฒนาไปอย่างมาก ได้รวมเอาข้อมูลสารสนเทศ และกระบวนการในการทำงานต่างๆ ทั้งในแง่มุมของระบบสารสนเทศ และ ระบบการทำงานในแบบแผนของธุรกิจอันหลากหลาย นำมาผสมผสานเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อที่จะให้ EMC Documentum Content Management สามารถตอบสนองความต้องการในการดำเนินการธุรกิจของคุณได้เป็นอย่างดี
องค์ประกอบของ Enterprise Content Management ที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดกลาง และ ขนาดใหญ่ ประกอบไปด้วยส่วนต่างๆดังนี้
 

• Architecture มีความยืดหยุ่น และคุ้มค่า
  ด้วยทั้งโครงสร้างพื้นฐานของระบบ รวมถึงโมเดลในการทำงาน และระบบรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการออกแบบมาให้สามารถใช้ได้กับ content  ทุกประเภท
   
• Process Services
  รวมเอาโซลูชั่นต่างๆ ที่พัฒนาขึ้นมา เพื่อช่วยให้คุณสามารถจัดการกับกระบวนการทางธุรกิจตั้งแต่การปฎิบัติงานตามหน่วยงานปกติ ไปจนถึงการประสานงานระหว่างหน่วยงาน เป็นต้น
   
• Content Services
  เป็นส่วนที่ทำหน้าที่จัดการ Content นับตั้งแต่การสร้างข้อมูล การเปลี่ยนแปลงแก้ไข การตรวจสอบ การนำเสนอ และการจัดการรับส่งเอกสารต่างๆ
   
• Repository Services
  เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ การรักษาความปลอดภัย การปกป้องข้อมูล และยังมีส่วนที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับข้อกำหนด และกฎเกณฑ์สากลที่เกี่ยวกับการรักษาข้อมูลในระยะยาวได้เป็นอย่างดี
   
• Integration Services
  ช่วยให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับ แอพพลิเคชั่นมาตรฐานอื่นๆที่ใช้งานในองค์กร เช่น ERP, CRM,  EAI หรืออื่นๆ เพื่อขยายขอบเขตการให้บริการของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศภายในบริษัทได้
   
• Administration and Development Tools
  เป็นส่วนที่ผู้ดูแลระบบสามารถที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพต่างๆของระบบ และสามารถเข้าไปจัดการข้อมูลต่างๆในระบบ ได้ด้วยความง่ายดายและรวดเร็ว